Shumë biznese punojnë me dy programe: një për faturat e fiskalizuara dhe një tjetër për kontabilitetin. Në fund të muajit, dikush i hedh faturat nga njëri te tjetri, krahason bankën me dorë dhe kërkon diferencat. Kjo punë mund të shmanget. Më poshtë janë pyetjet që duhet t'i bëni çdo programi para se ta zgjidhni.
1. A regjistrohet çdo veprim vetë në libra?
Kjo është pyetja më e rëndësishme. Kur lëshoni një faturë të fiskalizuar, kur hidhni një faturë blerjeje ose kur paguani një furnitor, regjistrimi kontabël duhet të bëhet automatikisht, me llogaritë e duhura. Nëse programi ju kërkon t'i hidhni përsëri me dorë, mbyllja e muajit do të zgjasë ditë në vend të minutave.
2. A është ndërtuar për Shqipërinë?
Një program i huaj i përkthyer zakonisht nuk mjafton. Kërkoni:
- Fiskalizim dhe e-faturë sipas ligjit shqiptar, me NIVF, NSLF dhe kod QR. Shihni E-fatura në Shqipëri.
- Librat e shitjes dhe të blerjes dhe raportet e TVSH-së.
- Pagat me sigurimet shoqërore e shëndetësore dhe tatimin mbi të ardhurat, me parametrat në fuqi, që përditësohen kur ndryshon ligji.
- Strukturë llogarish gati për përdorim dhe pasqyra financiare në formatin që kërkohet në Shqipëri.
3. Si lidhet me bankën dhe arkën?
Kontrolli i bankës është një nga punët që ha më shumë kohë. Një program i mirë importon ekstraktin bankar dhe i lidh pagesat me faturat. Për arkën, duhet të shihni gjendjen e çdo arke dhe gjendjen cash të arkave fiskale (TCR) çdo ditë.
4. A e mban magazinën?
Nëse shisni mallra, inventari duhet të jetë pjesë e të njëjtit program: magazina të shumta, fletë hyrje dhe dalje, gjendje në kohë reale dhe rivlerësim i stokut. Nëse importoni, kostoja e mallit duhet të përfshijë edhe taksat doganore, përndryshe fitimi që shihni nuk është i saktë.
5. Çfarë ndodh me aktivet dhe mbylljen e vitit?
Aktivet afatgjata duhet të kenë regjistrin e tyre dhe amortizimin automatik çdo muaj. Çelja e bilancit dhe mbyllja e vitit duhet të jenë procese të qarta brenda programit, jo skedarë Excel anash.
6. Kush ka akses dhe çfarë sheh?
Pronari, kontabilisti dhe arkëtari nuk duhet të shohin të njëjtat gjëra. Kërkoni role të ndryshme përdoruesish, përfshirë rolin “vetëm lexim”, dhe log të veprimeve, që të dini kush ndryshoi çfarë dhe kur.
7. Për zyrat e kontabilitetit: sa kompani mban?
Nëse jeni kontabilist me shumë klientë, ju duhet një program ku kaloni nga një kompani te tjetra pa dalë e pa hyrë, me të dhënat e ndara qartë. Pyesni edhe për importin dhe eksportin në Excel, sepse jo çdo klient e mban rregullisht programin.
8. Si kalohen të dhënat dhe kush ju mbështet?
Kalimi nga programi i vjetër ose nga Excel është momenti më i ndjeshëm. Pyesni kush i kalon artikujt, klientët, furnitorët dhe gjendjet e çeljes, kush e trajnon stafin dhe si merrni ndihmë pas nisjes. Pyesni edhe për kontratën: a është mujore apo ju lidh për vite.
Kërkesat ligjore për kontabilitetin, pagat dhe TVSH-në ndryshojnë herë pas here. Zgjedhjen e programit diskutojeni edhe me kontabilistin tuaj, që ai ta shohë nga afër para se të nisni.
Si i përgjigjet këtyre pyetjeve AURA POS
AURA POS bashkon fiskalizimin, shitjet, blerjet, magazinën, arkën, bankën, kontabilitetin, pagat dhe doganën në një program. Çdo veprim regjistrohet vetë në libra, kështu që mbyllja e muajit bëhet në minuta. Ka strukturën e llogarive gati, çeljen e bilancit dhe mbylljen e vitit, pasqyrat financiare, librat e shitjes e të blerjes, raportet e TVSH-së, aktivet afatgjata me amortizim automatik, pagat sipas ligjit shqiptar dhe importin e ekstraktit bankar.
Për zyrat e kontabilitetit, paketa Kontabilitet mban 3 kompani dhe paketa Komplet deri 20 kompani në një llogari, me role për pronarin, kontabilistin, arkëtarin dhe përdoruesit “vetëm lexim”. Kalimin e të dhënave nga Excel ose nga programi i vjetër, trajnimin dhe mbështetjen i bën ekipi ENTECH. Pagesa është mujore, pa kontratë afatgjatë. Paketat i gjeni te Paketat.