Shumë biznese e ngatërrojnë e-faturën me një PDF që dërgohet me email. Nuk është e njëjta gjë. Një PDF është thjesht një kopje e faturës. E-fatura është një dokument elektronik me të dhëna të strukturuara, që kalon përmes sistemit qendror dhe që programi i blerësit mund ta lexojë vetë. Ajo është pjesë e sistemit të krijuar me Ligjin nr. 87/2019 “Për faturën dhe sistemin e monitorimit të qarkullimit”.
Kur duhet e-fatura
- B2B: kur shitësi dhe blerësi janë të dy biznese të regjistruara me NIPT.
- B2G: kur blerësi është institucion publik.
- B2C: kur blerësi është individ, nuk lëshohet e-faturë. Lëshohet faturë ose kupon tatimor i fiskalizuar.
Në çdo rast, fatura fiskalizohet. E-fatura është një hap më shumë që shtohet mbi fiskalizimin kur blerësi është biznes ose institucion. Si fiskalizohet fatura e shpjegojmë te Si fiskalizohet një faturë.
Si funksionon, hap pas hapi
- Shitësi e krijon faturën në program, me NIPT-in e blerësit dhe të gjitha të dhënat e shitjes.
- Fatura fiskalizohet dhe merr NSLF dhe NIVF.
- E-fatura dërgohet në sistemin qendror në formatin elektronik të kërkuar.
- Blerësi e merr në llogarinë e vet te portali i tatimeve ose direkt në programin e tij, nëse programi e mbështet.
- Blerësi e pranon ose e refuzon brenda afatit që përcakton legjislacioni. Nëse e refuzon, shitësi lëshon faturë korrigjuese.
Për blerësin kjo është avantazh: faturat e blerjeve i vijnë vetë, pa pasur nevojë t'i hedhë me dorë, dhe ka siguri që janë të regjistruara.
Çfarë duhet të ketë e-fatura
Përveç të dhënave që ka çdo faturë, si shitësi, data, artikujt, sasitë, çmimet dhe TVSH-ja, e-fatura kërkon zakonisht:
- NIPT-in e saktë të blerësit. Pa të, fatura nuk shkon te blerësi i duhur.
- Mënyrën dhe afatin e pagesës, p.sh. transfertë bankare me afat 30 ditë.
- Llojin e faturës, p.sh. faturë shitjeje, faturë korrigjuese ose faturë paradhënieje.
- Kodet e fiskalizimit (NSLF dhe NIVF), që lidhin e-faturën me faturën e fiskalizuar.
Gabimet që shohim më shpesh
- Dërgimi i PDF-së në vend të e-faturës. Për B2B dhe B2G, PDF-ja me email nuk e zëvendëson e-faturën.
- NIPT i shkruar gabim. Kërkoni klientin me NIPT nga programi në vend që ta shtypni çdo herë.
- Fatura të refuzuara që harrohen. Ndiqini statuset në program, që faturat e refuzuara të korrigjohen menjëherë.
- Faturat e blerjeve që nuk kontrollohen. Pranojini ose refuzojini në kohë, sepse ndikojnë në librat dhe në TVSH.
Afatet e pranimit, rastet e veçanta dhe detajet teknike të formatit përcaktohen nga administrata tatimore dhe mund të ndryshojnë. Për raste konkrete konsultohuni me kontabilistin ose me tatimet.
E-fatura në AURA
Në AURA POS zgjidhni klientin me NIPT, krijoni faturën dhe programi kujdeset për pjesën tjetër: e fiskalizon, e dërgon si e-faturë dhe e regjistron vetë në librat kontabël e në librin e shitjeve. Faturat mund t'i dërgoni edhe si PDF me email, si kopje për klientin. Për hotelet, AURA Hotel lëshon gjithashtu fatura të fiskalizuara dhe e-faturë, edhe automatikisht në check-out.
Nëse jeni zyrë kontabiliteti me shumë klientë, AURA POS mban deri në 20 kompani në një llogari. Lexoni edhe Si të zgjidhni programin e kontabilitetit.